Was ist agiles Projektmanagement und warum arbeiten wir agil?

Warum agiles Projektmanagement sinnvoll ist

In unseren heutigen Arbeitsumgebungen wird die Expertise jedes Einzelnen immer „spitzer" – wir wissen immer mehr über immer kleiner werdende Detailbereiche. Was wir zu einem bestimmten Thema insgesamt wissen können, wird immer umfassender. Zugleich werden die zu lösenden Aufgaben und die zu bewältigenden Probleme zunehmend komplexer. Herausforderungen lassen sich kaum mehr heroisch von Einzelkämpfern bewältigen. Sie müssen von Menschen gemeinsam in interdisziplinärer Zusammenarbeit angegangen werden.

Globalisierung als Herausforderung für Organisationen

Um in einer sich wandelnden, globalen Wirtschaft wettbewerbsfähig zu bleiben, gilt es für Unternehmen, neue Strategien zu entdecken. Von allen Seiten hören wir, dass sich die Arbeitswelt radikal verändern wird und das auch schon tut. Starre Prozesse und festgeschriebene Pläne sind oft nicht mehr in dem Maße hilfreich, wie wir es aus der Vergangenheit kennen.

Wenn sich die Welt, der Markt und unsere Kunden um uns herum verändern, müssen wir darauf reagieren und auch unsere Art der Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation auf den Prüfstand stellen. Wir sehen was passiert, wenn wir das nicht tun: Unternehmen, Konzerne und ganze Geschäftsmodelle werden von anderen Firmen überrollt, die es geschafft haben, sich besser an die Anforderungen anzupassen, sich zu transformieren.

Abb. 01: Oftmals wissen wir noch nicht mal, was wir nicht wissen.

Mit vielen klassischen Herangehensweisen können wir nicht schnell genug auf Veränderungen oder neue Anforderungen reagieren. Die Strukturen sind nicht dafür gemacht – es gab bei ihrer Entwicklung auch nicht die Notwendigkeit dafür. Wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, dann bleibt oft alles erstmal komplett stehen, bis eine passende Lösung gefunden wird. Unser Alltag verändert sich aber ständig und das in einem rasanten Tempo.

Neue Methoden müssen daher das Unvorhersehbare in gewisser Hinsicht vorhersehen. Auf jeden Fall müssen sie Tools und Prozesse anbieten, die schnell und flexibel auf genau dieses Unbekannte reagieren.

Was meinen wir, wenn wir von Agilität sprechen?

Agilität beschreibt die Fähigkeit, sich als Unternehmen immer wieder zu überprüfen und neu zu erfinden. In kurzer Zeit gilt es, sich mit seinen Geschäftsmodellen und Organisationsstrukturen an die Marktanforderungen und Marktchancen einer sich wandelnden, globalen Wirtschaft anzupassen und auszurichten. Agil zu handeln, beinhaltet dabei immer gleichermaßen, anpassungsfähig zu bleiben und schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren, wie auch vorausschauend und vorwegnehmend Innovationen zu initiieren.

Abb. 02: Die Geschwindigkeit, mit der Neues erfunden und entwickelt wird, wächst exponentiell

Wir leben in einer VUCA-Welt

VUCA ist ein Akronym für die englischen Begriffe:

• Volatility (Volatilität, Flüchtigkeit)
• Uncertainty (Unsicherheit, Ungewissheit)
• Complexity (Komplexität)
• Ambiguity (Mehrdeutigkeit)

Mit dem Begriff VUCA beschreiben wir die Phänomene unserer modernen Arbeits- und Wissenswelt, die sich zum einen mitten in der Digitalisierung, dadurch aber gleichzeitig auch mitten in einem Paradigmenwechsel befindet. Vieles Vertrautes in der Arbeitswelt funktioniert nicht mehr so wie früher; Produktentwicklung, Projektumsetzung, Unternehmensführung, Organisationsstrukturen – in allen Bereichen müssen wir uns mit dem Wandel und der Schnelllebigkeit unserer Zeit auseinandersetzen.

Der Begriff VUCA entstand in den 1990er Jahren am United States Army War College (USAWC) und diente zunächst dazu, die multilaterale Welt nach dem Ende des Kalten Krieges zu beschreiben. Später wurde der Begriff auch in anderen Bereichen (von der Bildung bis zur Wirtschaft) übernommen. Insbesondere in der strategischen Führung dient der Begriff dazu, neue Herangehensweisen und Methoden zu entwickeln, die diesen vier Aspekten Rechnung tragen.

Abb. 03: Stetiger Wandel und Schnelllebigkeit prägen unsere moderne Welt

Die Antwort auf VUCA kann genau genommen auch nur wieder VUCA sein.

Abb. 04: Agile Herangehensweisen helfen uns dabei, mit den aktuellen Herausforderungen umzugehen.

Was bedeutet die VUCA-Welt für unsere aktuelle Arbeitswelt?

Wir brauchen wirklich neue Konzepte und Modelle für unsere Zusammenarbeit. Wenn wir auf die letzten Jahrzehnte zurückschauen, insbesondere auf die letzten Jahre, erkennen wir, dass die Veränderungen auf dem Markt noch nie so disruptiv waren wie heute. Was gestern noch aktuell war, ist morgen vielleicht schon überholt. Kodak, Xerox, Nokia sind nur ein paar Beispiele der digitalen Disruption. Unternehmen, die lange Zeit Marktführer waren, haben die Konsequenzen insbesondere der digitalen Veränderungen zu lange ignoriert oder zu spät erkannt, um noch rechtzeitig vor dem Untergang die Weichen für eine nachhaltige und gleichermaßen profitable Neuorientierung zu stellen.

„Die größte Schwierigkeit der Welt besteht nicht darin, Leute zu bewegen, neue Ideen anzunehmen, sondern alte zu vergessen." — John Maynard Keynes

Wie sehen agile Arbeitsansätze in der Praxis aus?

Was wir brauchen, um den Herausforderungen unserer schnelllebigen Zeit begegnen zu können, ist empirische Prozesssteuerung. Solange die Aufgaben klar sind und nur von Zeit zu Zeit geringfügige Anpassungen erforderlich werden, arbeiten wir vernünftigerweise mit standardisierten Lösungswegen. Wir wissen, was zu tun ist, und können das gut im klassischen Sinne planen.

Agile Ansätze helfen immer dann, wenn wir nicht so genau wissen, wie sich während der Produktentwicklung die Rahmenbedingungen gegebenenfalls noch ändern werden – und wenn es Entwicklungsbereiche gibt, wo wir noch nicht mal eine Ahnung von all dem haben, was wir alles noch nicht wissen. Das bedeutet: Es gibt zu Beginn einer Produktentwicklung oder einer Projektdurchführung nicht nur Unklarheit über den Lösungsweg (Wie lösen wir die Anforderungen?), sondern es kann auch durchaus passieren, dass sich das Produkt oder Projekt im Laufe der Zeit noch einmal komplett verändert oder komplett neue Anforderungen hinzukommen (Was sind eigentlich genau die Anforderungen?).

Da wir Wissen durch Erfahrung sammeln und wir nur auf Basis von eben diesem Wissen hilfreiche Entscheidungen für unser Produkt oder Projekt treffen können, setzt die empirische Prozesssteuerung genau hier an:

• Wir brauchen im Team Transparenz über unsere Aufgaben, über all das, was wir schon wissen und woran wir schon arbeiten können.
• Wir brauchen regelmäßige Inspektionen: Wir werten unsere bisherigen Erfahrungen aus und generieren neues Wissen.
• Auf Basis des neu gewonnenen Wissens können wir unsere weiteren Schritte und Pläne adaptieren.

Die Summe aller dieser Erkenntnisse und Erfahrungen und das daraus gewonnene Wissen fließt dann in Form eines Feedback-Loops wieder in die weitere Arbeit am Produkt oder im Projekt ein. Was das konkret bedeutet, schauen wir uns anhand eines Beispiels an.

Stellen Sie sich vor, Sie entwickeln ein neues digitales Produkt – eine App. Am Anfang haben Sie eine Idee, was die App können soll. Aber je länger Sie daran arbeiten, desto mehr lernen Sie: Was wollen Nutzer wirklich? Welche technischen Herausforderungen tauchen auf? Was machen Wettbewerber? Klassisches Projektmanagement würde versuchen, all das am Anfang vorherzusagen. Agiles Vorgehen sagt: Wir wissen, dass wir nicht alles wissen können – also bauen wir Prozesse, die uns helfen, schnell zu lernen und uns anzupassen.

Agile Methoden wie Scrum, Kanban oder Design Thinking sind konkrete Werkzeuge, die diese empirische Prozesssteuerung in der Praxis ermöglichen und Teams helfen, in einer VUCA-Welt erfolgreich zu navigieren.